1. Главная
  2. Документы
  3. Руководство по настройке
  4. Внешняя интеграция
  5. Загрузка из Excel файла

Загрузка из Excel файла

В сервисе реализована возможность загрузки данных из файлов Excel.

Процесс загрузки состоит из следующих этапов:

  1. Подготовка файла исходных (загружаемых) данных — файл Excel (Источник)
  2. Подготовка объекта системы, в который должны быть загружены данные: Справочник или Журнал (Приемник)
  3. Настройка соответствия полей Источника и Приемника (Mapping) и правил записи.

В сервисе предусмотрена возможность каскадной (вложенной загрузки). То есть при загрузке в поле Типа Справочник, при отсутствии элемента Справочника, такой элемент будет создан прямо в процессе загрузки (на лету). Подробно, о настройке правил создания элементов смотри ниже.

Загрузка возможна при соблюдении следующих правил:

  1. Требования к исходному файлу Excel (Источник)
    1. Данные содержаться в простой плоской таблице на Листе 1.
    2. Наименование колонок таблицы расположены в первой (1) строке.
    3. Не используется Фильтры колонок.
  2. Требования к исходным данным (Источник)
    1. Формат Типа данных Дата должен быть: YYYY-MM-DD. Пример: 2020-01-01
    2. Длинна данных (Источника) типа Строка не должна превышает заданную длину поля Приемника (для Справочников поля Title не более 100).
    3. При загрузке в Журнал, стандартного поля Direction, значения могут быть 1 (соответствует Income) или 2 (соответствует Expense).
    4. Общее число строк исходных данных не должно превышать 10 000. Для загрузки большего числа строк, необходимо делить данные на несколько файлов.
  3. Требования Настройке (Mapping)
    1. Список полей Источника и Приёмника должен содержать только те поля, которые используются при загрузке. Другие (не используемые) поля следует удалить из списка.
    2. При загрузке в поле типа Справочник, в колонке «Искать по» должно быть указанно по Имени какого поля Справочника должно быть установлено соответчике между загружаемым элементом и элементом Справочника. Например: Title – установит соответствие по полю Наименование (Title). Возможны значения: code, name итд.
    3. При загрузке в поле типа Справочник, при необходимости создания новых элементов Справочника, должна быть выполнена предварительная настройка правила загрузки выбранного Справочника, в соответствии с причисленными требованиями. Соответствующие правило должно быть выбрано в поле «Правило создания».
    4. При загрузке в Журнал, стандартного поля Direction, должен быть явно установлен Тип данных – Integer

Порядок Настройки загрузки данных.

  1. Перейдите в Меню> Настройки> Загрузка данных> Настройка > Добавить
  2. Выберете из списка Объект для загрузки – Приемник куда дб загружены данные
  3. В случае если при загрузке требуется проверка на наличие ранее загруженных данных (для исключения повторной загрузки одинаковых данных), в поле «Искать по» укажите Имя поля, по которому нужно проверять соответствие. Например: Для справочника это может быть поле Title.
  4. Раздел Соответствие полей будет заполен автоматически перечнем всех полей Приемника. Будут заполонены поля настроек: Приемник и Тип данных.
  5. Для упрощения заполнения полей Источника, в разделе «Поля данных», выберете исходный файл нажмите кнопку «Прочитать поля». Имена полей Источника, которые совпадают и именами полей Приемника, будут подставлены автоматически. Остальные поля нужно будет выбрать из выпадающего списка.
  6. При необходимости заполнения какого-либо поля Приемника, заведомо установленными данными, укажите такие данные в настройке «По умолчанию»
  7. При загрузке в поле типа Справочник, в колонке «Искать по» укажите Имя поля Справочника, по которому должно быть установлено соответчике между загружаемым элементом и элементом Справочника. Например: Title – установит соответствие по полю Наименование (Title). Возможны значения: code, name итд.
  8. При загрузке в поле типа Справочник, и необходимости создания новых элементов Справочника, должна быть выполнена предварительная настройка правила загрузки выбранного Справочника, в соответствии с причисленными требованиями. Соответствующие правило должно быть выбрано в поле «Правило создания».
  9. На вкладке Способ перезаписи выберете правило обработки совпадающих данных:
    1. Перезаписывать существующие — то есть все поля будут обновлены
    2. Не перезаписывать существующие — то есть совпадающие записи будут пропущены при загрузке.